(versie 2026-1)

Deze Verwerkersovereenkomst maakt, naast de Algemene Voorwaarden Arbitrage online (hierna: “Algemene Voorwaarden”), deel uit van de overeenkomst tussen Arbitrage online en de (sport)organisaties die de Dienstverlening van Arbitrage online afnemen (hierna: “de Overeenkomst”).

De Dienstverlening door Arbitrage online aan de Cliënt leidt ertoe dat Arbitrage online in opdracht van Cliënt Persoonsgegevens verwerkt. De bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst zijn van toepassing op die verwerking(en).

De in deze Verwerkersovereenkomst gebruikte definities hebben dezelfde betekenis als de in de Algemene Voorwaarden gebruikte definities. De overige definities hebben de betekenis als bepaald in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Deze Verwerkersovereenkomst is een overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.

Artikel 1 – Onderwerp

1.1 Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst door Arbitrage online.

1.2 In geval van een tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst en de overige bepalingen van de Overeenkomst prevaleren de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst, voor zover niet uit deze Verwerkersovereenkomst het tegendeel blijkt.

1.3 Het onderwerp en de duur van de verwerking door Arbitrage online voor de Cliënt, de aard en het doel van die verwerking, het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en de bewaartermijn van de Persoonsgegevens zijn beschreven in het privacy statement van Arbitrage online (Bijlage 1). Arbitrage online zal bovendien de in dat privacy statement genoemde gebruikers per e-mail, pushbericht of anderszins informeren over het gebruik van de dienst (bijvoorbeeld maar niet beperkt tot gebruikersinstructies of servicemededelingen).

1.4 In geval van een wijziging in het onderwerp, de duur van de verwerking door Arbitrage online voor de Cliënt, de aard en het doel van die verwerking, het soort Persoonsgegevens, de categorieën van Betrokkenen en de bewaartermijn van de Persoonsgegevens zal Arbitrage online het privacy statement hierop aanpassen. Het aangepaste privacy statement vervangt in dat geval Bijlage 1 automatisch.

Artikel 2 – Rolverdeling en instructies

2.1 De Cliënt is ten aanzien van de door Arbitrage online als onderdeel van de Dienstverlening uit te voeren verwerkingen (hierna: “Verwerkingen”) de Verwerkingsverantwoordelijke en Arbitrage online de Verwerker. Aan derden die Arbitrage online inschakelt om delen van de Verwerking(en) te verrichten wordt in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd als Subverwerkers.

2.2 Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Dienstverlening. Uitsluitend de Cliënt heeft en houdt zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking(en).

2.3 Arbitrage online en de Cliënt verplichten zich om de voorwaarden die op grond van de AVG en andere toepasselijke regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens (hierna: “Privacyrecht”) na te leven en zullen deze naleving tevens aan door hen ingeschakelde derden opleggen.

2.4 Arbitrage online zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze Verwerkersovereenkomst (in het bijzonder de verwerkingen als bedoeld in artikel 1.3) en de aanvullende instructies die zij ontvangt van de daartoe door de Cliënt aangewezen contactpersoon. Instructies zullen per e-mail door Cliënt aan Arbitrage online worden doorgegeven. De Cliënt garandeert dat opvolging van haar instructies door Arbitrage online niet leidt tot een schending van het Privacyrecht. Als Arbitrage online betwijfelt of het opvolgen van een instructie tot schending van het Privacyrecht leidt, zal zij de Cliënt hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en heeft zij het recht de Verwerking op te schorten in afwachting van duidelijkheid op dit punt.

2.5 Arbitrage online zal de Persoonsgegevens niet doorgeven aan een land dat gelegen is buiten de EER zonder voorafgaande instemming van de Cliënt en uitsluitend in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG.

Artikel 3 – Geheimhouding en delen persoonsgegevens

3.1 Arbitrage online verplicht zich en eenieder die in het kader van de Dienstverlening toegang heeft tot de Persoonsgegevens (waaronder maar niet beperkt tot haar werknemers, externe medewerkers, vertegenwoordigers en Subverwerkers) tot strikte geheimhouding van de Persoonsgegevens.

3.2 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover er een wettelijke verplichting voor Arbitrage online bestaat om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken. In het geval Arbitrage online een verzoek ontvangt om op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens te verstrekken, verifieert Arbitrage online voorafgaande aan de verstrekking de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker. Daarnaast informeert Arbitrage online de Cliënt – voor zover wettelijk toegestaan – onmiddellijk over het verzoek en de daarop volgende verstrekking, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.

Artikel 4 – Beveiliging

4.1 Arbitrage online treft passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen waarborgen een op het risico afgestemd beschermingsniveau, met inachtneming van de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

4.2 De maatregelen zoals genoemd in artikel 4.1 omvatten in ieder geval de maatregelen zoals genoemd in Bijlage 2 bij deze Verwerkersovereenkomst. Arbitrage online heeft de Cliënt hiervan voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst op de hoogte gesteld. Cliënt heeft zich ervan vergewist dat deze maatregelen voldoen aan de eisen als genoemd in artikel 4.1, zo nodig door het inschakelen van een ter zake deskundige.

4.3 Arbitrage online zal de in artikel 4.2 genoemde maatregelen evalueren en aanpassen of verbeteren voor zover de wettelijke eisen of technologische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Cliënt realiseert zich dat de Dienstverlening gestandaardiseerd is en stemt op voorhand in met deze aanpassingen of verbeteringen op voorwaarde dat het geheel van maatregelen aan het in artikel 4.2 genoemde beveiligingsniveau blijft voldoen. In geval van een aanpassing of verbetering als bedoeld in dit artikel zal Arbitrage online Bijlage 2 wijzigen en zal de gewijzigde versie de oorspronkelijke versie vervangen.

Artikel 5 – Informatie en audit

5.1 Arbitrage online stelt de Cliënt desgevraagd in staat om te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door Arbitrage online van de in artikel 4.1 genoemde verplichting. Arbitrage online zal de Cliënt daarvoor op diens verzoek de in redelijkheid benodigde informatie in de vorm van rapportages, certificaten en overeenkomsten aanleveren.

5.2 De Cliënt heeft het recht om, ten hoogste eens per 18 kalendermaanden, dan wel bij een concreet en onderbouwd vermoeden van niet-naleving van deze Verwerkersovereenkomst of het Privacyrecht, een audit uit te laten voeren door een onafhankelijke Register EDP/IT-auditor die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de verplichtingen van Arbitrage online op grond van deze Verwerkersovereenkomst dan wel het Privacyrecht (“Audit”).

5.3 Indien Arbitrage online: a) jaarlijks door een onafhankelijke derde een audit laat uitvoeren op de naleving van de verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst en het Privacyrecht; b) het rapport van de onder a) genoemde audit aan de Cliënt ter beschikking stelt dan wel een door de onder a) genoemde derde afgegeven certificaat als bedoeld in artikel 28 lid 5 van de AVG; c) uit het onder b) genoemde rapport niet van tekortkomingen in de naleving van de onder a) genoemde verplichtingen blijkt dan wel (indien wel van dergelijke tekortkomingen blijkt) Arbitrage online gemotiveerd aangeeft welke maatregelen zij zal treffen om de tekortkomingen op te heffen en binnen welk tijdspad zij dat zal doen; ziet de Cliënt af van het onder 5.2 genoemde recht op een Audit.

5.4 Indien de Cliënt een Audit wenst uit te voeren, zal zij Arbitrage online ten minste 30 dagen voorafgaand aan de gewenste datum van de Audit schriftelijk informeren, waarbij zij zoveel mogelijk informatie verschaft over de voorgenomen Audit, waaronder in elk geval over de wijze waarop zij de Audit wenst uit te voeren, door wie zij deze wenst te laten uitvoeren, tot welke informatie de Cliënt toegang wil en op welke locaties zij de Audit wenst uit te voeren.

5.5 De Audit zal in goed overleg over de procedure worden uitgevoerd, waarbij de Cliënt zich verplicht de bedrijfsvoering van Arbitrage online zo min mogelijk te hinderen, zich in het kader van de Audit te houden aan de bij Arbitrage online geldende informatiebeveiligingsrichtlijnen en de geheimhoudingsverplichtingen van Arbitrage online jegens derde partijen te allen tijde te respecteren en na te leven.

5.6 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde Audit zullen door partijen in onderling overleg worden beoordeeld en voorgestelde maatregelen, naar aanleiding van deze bevindingen, zullen worden doorgevoerd door één van de partijen of door beide partijen gezamenlijk.

5.7 De kosten van de Audit worden door de Cliënt gedragen.

5.8 Alle door Arbitrage online aan de Cliënt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst te verstrekken informatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot (audit)rapporten, informatie over beveiligingsmaatregelen en datalekken, zal door de Cliënt vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt om ten opzichte van eigen auditors en/of de Autoriteit Persoonsgegevens tot bewijs te dienen van het al dan niet naleven van het in deze Verwerkersovereenkomst bepaalde dan wel van dwingendrechtelijke voorschriften.

Artikel 6 – Datalekken

6.1 Arbitrage online informeert de Cliënt zonder onredelijke vertraging zodra zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met de Persoonsgegevens.

6.2 Voor zover bekend bij Arbitrage online zal zij de Cliënt in geval van een inbreuk als bedoeld in artikel 6.1 tevens informeren over: a) de aard van de inbreuk, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie; b) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens; c) de maatregelen die Arbitrage online voorstelt of heeft genomen om de inbreuk aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

Artikel 7 – Bijstand bij verzoeken van derden

7.1 Arbitrage online verleent de Cliënt, voor zover redelijkerwijze van Arbitrage online verwacht kan worden, bijstand bij: a) het vervullen van diens plicht om verzoeken van Betrokkenen tot inzage in en rectificatie, wissing en overdracht van hun Persoonsgegevens dan wel beperking van de Verwerking(en) voor zover betrekking hebbend op hun Persoonsgegevens te beantwoorden; b) het vervullen van diens plicht om medewerking te verlenen aan verzoeken en onderzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens voor zover deze verzoeken en onderzoeken betrekking hebben op de Verwerkingen in het kader van de Dienstverlening.

7.2 De Cliënt draagt de redelijke kosten van de uitvoering door Arbitrage online van de bijstand, genoemd in artikel 7.1.

7.3 Onmiddellijk nadat de Cliënt op de hoogte is van een klacht of vordering van een Betrokkene die gerelateerd is aan de Dienstverlening, zal de Cliënt Arbitrage online schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk informeren over deze klacht of vordering en de behandeling van deze klacht of vordering aan Arbitrage online overlaten, wanneer Arbitrage online dit wenst. Niet-nakoming van dit artikel 7.3 door Cliënt leidt tot verval van rechten van de Cliënt op grond van deze Verwerkersovereenkomst jegens Arbitrage online.

Artikel 8 – Inschakeling Subverwerker

8.1 Arbitrage online kan alleen met toestemming van de Cliënt een Subverwerker inschakelen. De toestemming zal met het aangaan van deze Verwerkersovereenkomst geacht worden te zijn verleend.

8.2 Vóór Arbitrage online een Subverwerker toevoegt of vervangt, licht zij de Cliënt in over de identiteit van de Subverwerker, de aard van de door de Subverwerker te verrichten verwerkingsactiviteiten en de beoogde datum van de aanvang van die activiteiten. De Cliënt kan bezwaar maken tegen de toevoeging of vervanging. Indien de Cliënt bezwaar maakt, zal zij Arbitrage online hiervan binnen 14 dagen na de datum van de kennisgeving van Arbitrage online schriftelijk op de hoogte stellen. Indien: a) de Cliënt Arbitrage online niet binnen 14 dagen schriftelijk op de hoogte stelt, zal de toestemming van de Cliënt geacht worden te zijn verleend; b) de Cliënt Arbitrage online binnen 14 dagen schriftelijk op de hoogte stelt van de onthouding, heeft Arbitrage online het recht de Overeenkomst, inclusief deze Verwerkersovereenkomst en alle gerelateerde overeenkomsten, te beëindigen per de beoogde datum van de start van de verwerkingsactiviteiten door de nieuwe Subverwerker.

8.3 Arbitrage online verplicht iedere Subverwerker contractueel de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen na te leven met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, welke verplichtingen en maatregelen minimaal dienen te voldoen aan het bepaalde in deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van partijen is beperkt zoals in de Overeenkomst is bepaald. Indien die aansprakelijkheidsbeperkingen om welke reden ook nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar zijn of worden, is de aansprakelijkheid van Arbitrage online voor tekortkomingen in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst beperkt tot een maximumbedrag van € 10.000,00 per jaar.

Artikel 10 – Looptijd en wijziging Verwerkersovereenkomst

10.1 Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven in stand.

10.2 Deze Verwerkersovereenkomst behelst alle afspraken tussen partijen ten aanzien van de verwerking door Arbitrage online ten behoeve van de Dienstverlening en kan niet worden gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Arbitrage online en de Cliënt, tenzij Arbitrage online zich op het standpunt stelt dat wijzigingen noodzakelijk zijn om deze Verwerkersovereenkomst aan het Privacyrecht te laten voldoen, in welk geval de volgens Arbitrage online noodzakelijke wijzigingen zullen worden doorgevoerd.

10.3 In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

10.4 De Persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met het privacy statement. Na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Arbitrage online de dan nog aanwezige Persoonsgegevens na afloop van de wettelijke bewaartermijn definitief vernietigen dan wel, indien de Cliënt dit wenst en de kosten hiervan voor haar rekening neemt, aan de Cliënt overdragen. Indien de Cliënt overdracht in plaats van vernietiging van de Persoonsgegevens wenst, zal zij dit tijdig en uiterlijk bij het einde van deze Verwerkersovereenkomst schriftelijk aan Arbitrage online melden.

Bijlage 1 – Privacy statement

Het privacy statement van Arbitrage online staat op arbitrageonline.nl/?page=privacy.

Bijlage 2 – Beveiligingsmaatregelen

Arbitrage online treft in ieder geval de volgende maatregelen:

• Hosting binnen de EER: de servers staan bij Hetzner Online GmbH in Neurenberg (Duitsland).
• Versleutelde verbinding: al het verkeer met het platform en de app loopt via https (TLS).
• Afgeschermde servertoegang: de servers en de database zijn alleen bereikbaar vanaf vooraf toegelaten adressen, via een firewall van de hostingpartij.
• Rollen en rechten: een beheerder ziet en wijzigt alleen gegevens van de eigen club, binnen de beheerrol en licentie die de club heeft ingesteld.
• Wachtwoorden: wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
• Logging: wijzigingen in aanstellingen en wedstrijden worden vastgelegd, met tijdstip en uitvoerder.
• Bescherming van formulieren: publieke formulieren zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik.
• Geheimhouding: iedereen die namens Arbitrage online toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding (artikel 3).